18 August 2014,
 0

Introducere

In prezent, e-mailurile, de multe ori, suplimenteaza sau chiar inlocuiesc scrisorile de tip ‘business’ si/sau memourile. Desi aceste tipuri de mesaje conduc catre informalitate, odata scrise, trebuie sa aiba un ton profesional. Afacerile mici, in special, doresc de multe ori sa isi creeze o imagine de genul. Un e-mail de tip ‘business’ este asemanator unui document printat, insa, difera in anumite privinte.

O scrisoare traditionala, incepe cu data in coltul din stanga sus, insa, nu este nevoie sa includeti acest lucru intr-un e-mail deoarece data va fi afisata automat ca ‘data la trimitere’. Intr-o scrisoare traditionala de tip ‘business‘, in spatiul in care sunt incluse numele companiei, adresa si corespondentul, programele de e-mail includ campuri pentru destinatar, subiectul e-mailului, atasamente si adrese aditionale. Pentru a oferi un ‘aer’ mai profesional, adaugati destinatarul din lista de contacte pentru a fi afisat numele intreg.

Continutul

Continutul incepe , in general, cu intampinari de tipul ‘Domnule/Doamna…:’, asta in cazul in care este primul e-mail trimis catre acea persoana. Cele mai putin formale, in care este scris direct numele destinatarului, sunt relativ bune in conditia in care ati stabilit deja o relatie profesionala cu persoana respectiva, insa, trebuie mentinut, de asemenea, tonul profesional deoarece toata comunicarea reflecta imaginea companiei pe care o detineti. Folositi un stil cat mai profesional intre introducere si continut. Nu folositi spatii mari intre paragrafe si evitati formatarile precum bold, italic, cat mai mult posibil. In cazul in care sunt necesare pentru a scoate in evidenta un anumit aspect, atunci da, este permisa folosirea lor. Totodata, incercati sa va utilizati font-uri precum Times New Roman sau Arial, astfel incat sa fie cat mai simplu si, evident, cat mai profesional. Nu folositi culori pe text sau pe fundal. Cel mai important este sa va asigurati ca cititorului ii va veni foarte usor sa va urmareasca mesajul, astfel incat sa nu fie deranjat.

Incheierea

Incheiati scrisorile (e-mail-urile) formale cat mai traditional, pentru cele trimise pentru prima data persoanei/persoanelor respective, folosind expresii precum ‘Cu bine,’, ‘Numai bine,’ ori ‘Va multumesc.’ In cazul in care ati stabilit deja o relatie profesionala buna, incheierea unui e-mail mai putin formal, folosindu-va de termeni precum: ‘La revedere,’, ‘O zi placuta’ sau ‘Multumesc’, este de obicei potrivita, insa, trebuie sa luati intotdeauna in considerare circumstantele, continutul e-mailului, preferintele persoanei careia ii comunicati si imaginea pe care doriti sa o creati companiei pe care o conduceti sau pe care o reprezentati. Scrieti-va numele intreg la finalul paragrafului si includeti functia in compania pe care o reprezentati sub acesta. Puteti, totodata, include si adresa de e-mail, adresa website-ului si numarul de telefon.

Sfaturi

Depinzand de mesajul pe care il trimiteti, tipul companiei si industria in care activati, ati putea include o instiintare in parea de jos a mesajului, pentru a scoate in evidenta faptul ca e-mailul trimis nu este o oferta pentru o posibila colaborare. Aceste instiintari va pot ajuta sa va protejati legal (daca sunt redactate corect), insa, cel mai bine este sa luati legatura cu o persoana ce activeaza in domeniul juridic pentru a afla mai multe, astfel incat sa acoperiti toate situatiile posibile.

In cazul in care includeti un atasament in mesajul pe care il trimiteti, indicati acest lucru deoarece exista posibilitatea ca destinatarul sa il perceapa ca fiind ‘spam’. Intotdeauna verificati de mai multe ori daca e-mailul este scris corect inainte de a fi trimis; atat din punct de vedere gramatical, insa, sa fie si coerent.

-->